Steuerberatung für Pflegedienste

Grundlegende Anforderungen an die Buchhaltung von Pflegediensten

Pflegedienste sind verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle lückenlos, korrekt und zeitnah zu erfassen. Die Buchhaltung muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie weiteren branchenspezifischen Vorschriften entsprechen.

1. Vollständigkeit

Jede finanzielle Transaktion – von der Rechnung an die Pflegekasse bis zur Anschaffung von Hilfsmitteln – muss dokumentiert werden. Auch Sachleistungen, wie bereitgestellte Pflegehilfsmittel, sind zu erfassen.

2. Nachvollziehbarkeit und Transparenz

Alle Buchungen müssen klar und verständlich dokumentiert werden. Dritte müssen in der Lage sein, den Ablauf der Buchungen und deren Belege nachzuvollziehen.

3. Zeitnahe Verbuchung

Geschäftsvorfälle sollten möglichst zeitnah gebucht werden, um jederzeit einen aktuellen Überblick über die finanzielle Lage zu behalten und Fristen sicher einzuhalten.

4. Trennung von Privat- und Geschäftskonten

Gerade bei kleineren Pflegediensten ist es wichtig, private und betriebliche Vorgänge strikt zu trennen, um steuerliche und rechtliche Risiken zu vermeiden.

5. Elektronische Buchhaltung und Datenschutz

Viele Pflegedienste setzen auf digitale Buchhaltungssysteme. Hier ist der Datenschutz besonders zu beachten, da persönliche und medizinische Daten von Patient*innen verarbeitet werden. Die Systeme müssen DSGVO-konform sein und eine revisionssichere Archivierung gewährleisten.

Typische Buchhaltungsprozesse in Pflegediensten

Der Buchhaltungsprozess in Pflegediensten nach der Pflegebuchführungsverordnung (PBV) umfasst die systematische Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben, um die wirtschaftliche Lage transparent darzustellen. Dabei werden die Kosten und Erlöse klar den einzelnen Leistungsbereichen zugeordnet, sodass eine nachvollziehbare Kalkulation und Abrechnung gegenüber Kostenträgern möglich wird. 

Die Schaffung einer einheitlichen Pflegebuchführungsverordnung (PBV) hat einen wichtigen Zweck: Es geht darum, dass Pflegedienste belegen können, dass sie die pflegerische Betreuung der Pflegebedürftigen auf eine Weise bereitstellen, die den hohen Qualitätsstandards des Pflegegesetzes entspricht und gleichzeitig wirtschaftlich arbeiten. Durch die Einhaltung der PBV sind Pflegedienste verpflichtet, eine Aufzeichnung der Kosten und Leistungen zu führen. Dadurch wird eine effiziente Steuerung und Überwachung des Finanz- und Betriebsablaufs des ambulanten Pflegedienstes möglich.

Eine korrekte und transparente Buchhaltung ist für Pflegedienste essenziell. Sie bildet nicht nur die Grundlage für einen reibungslosen betriebswirtschaftlichen Ablauf, sondern ist auch Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit Kostenträgern und Behörden.

Im Einzelnen:

1. Rechnungsstellung und Leistungsabrechnung

Pflegedienste erstellen regelmäßig Rechnungen an Pflegekassen, Sozialhilfeträger und Privatkund*innen. Die Abrechnung erfordert detaillierte Leistungsnachweise, denen die Kostenträger standhalten müssen. Elektronische Schnittstellen zu Abrechnungszentren erleichtern den Prozess und reduzieren Fehlerquellen.

2. Kontierung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen

Jeder Zahlungsein- und -ausgang wird den entsprechenden Konten zugeordnet. Typische Konten in der Pflegebuchhaltung sind:

• Erlöse aus Pflegeleistungen
• Betriebsausgaben wie Löhne und Gehälter, Miete, Fahrzeuge, Verbrauchsmaterialien
• Forderungen und Verbindlichkeiten
• Anlagenbuchhaltung (z.B. für medizinische Geräte, Fahrzeuge)

3. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Pflegedienstpersonal wird nach Tarifen bzw. individuellen Verträgen entlohnt. Hierbei sind Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsdienste sowie steuerliche Besonderheiten zu beachten. Die Sozialversicherungspflicht und die Meldungen an die zuständigen Stellen (Krankenkassen, Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft) sind exakt einzuhalten.

4. Kassenführung und Zahlungsverkehr

Barzahlungen – etwa für kleinere Anschaffungen oder Fahrtkosten – werden über eine Kasse dokumentiert. Ein Kassenbuch, das täglich geführt wird, ist Pflicht. Überweisungen und Lastschriften erfolgen über Geschäftskonten und werden digital erfasst.

5. Inventar und Anlagenverwaltung

Pflegedienste verfügen oftmals über ein umfangreiches Inventar (Hilfsmittel, medizinische Geräte, Fahrzeuge). Die Verwaltung und Abschreibung dieser Gegenstände erfolgt über die Anlagenbuchhaltung.

Steuerliche Aspekte

Die steuerlichen Aspekte eines Pflegedienstes sind vielschichtig und reichen von der Wahl der optimalen Rechtsform über die Behandlung von Umsatz- und Ertragssteuern bis hin zu Besonderheiten bei Fördermitteln und gemeinnützigen Tätigkeiten. Um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden und die vorhandenen steuerlichen Vorteile optimal zu nutzen, empfiehlt sich eine kontinuierliche steuerliche Beratung und die genaue Kenntnis der geltenden Vorschriften.

Umsatzsteuer

Für Pflegedienste ist die Umsatzsteuer ein besonders wichtiger Aspekt. Ein Pflegedienst unterliegt grundsätzlich der Umsatzsteuer. Viele Leistungen sind gemäß § 4 Nr. 16 UStG aber von der Umsatzsteuer befreit. Das Umsatzsteuergesetz sieht dabei vor, dass im Vorjahr mindestens 25 % der betreuten Fälle finanzielle Hilfe von sozialen Einrichtungen (wie Sozialversicherung oder Sozialhilfe) erhalten haben müssen, um von dieser Steuerbefreiung zu profitieren.

Es gibt jedoch auch Leistungen, die umsatzsteuerpflichtig sein können. Wenn insbesondere ein ambulanter Pflegedienst zusätzliche Dienstleistungen anbietet, die nicht direkt mit der medizinischen oder pflegerischen Versorgung zu tun haben (unter anderem reine Betreuungsleistungen, Hauswirtschaft oder Fahrdienste), könnten diese Leistungen der Umsatzsteuer unterliegen.

Es ist daher wichtig für einen ambulanten Pflegedienst und dessen Steuern, genau zu differenzieren, welche seiner Leistungen umsatzsteuerbefreit und welche nicht:

• Einnahmen aus Pflege-, Betreuungs- und hauswirtschaftlichen Leistungen meist steuerfrei
• Zusatzleistungen (z.B. private Dienstleistungen, Vermietung von Hilfsmitteln) können steuerpflichtig sein
• Regelmäßige Meldungen ans Finanzamt, Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung falls erforderlich

Gewerbesteuer

Pflegedienste sind von der Gewerbesteuer ausgenommen, sofern mindestens 40 % der anfallenden Pflegekosten der betreuten Fälle überwiegend oder vollständig von sozialen Einrichtungen wie der Sozialversicherung oder Sozialhilfe getragen werden. Hingegen müssen Pflegedienste Gewerbesteuer zahlen, die hauptsächlich privatversicherte Kunden betreuen (60 %). Für diese privaten Klienten sind dann Abgaben an das Finanzamt fällig, wenn der gewerbliche Gewinn in einem Jahr 24.500 Euro übersteigt. Dieser Freibetrag gilt für Einzelunternehmer und Personengesellschaften, nicht jedoch für Kapitalgesellschaften.

Fördermittel und steuerliche Behandlung

Viele Pflegedienste erhalten staatliche Zuschüsse oder Fördermittel – etwa aus Pflegeversicherung, Sozialhilfe oder speziellen Programmen. Diese Mittel sind steuerlich unterschiedlich zu behandeln:

• Zuschüsse für Investitionen: Diese können als steuerpflichtige Betriebseinnahmen gelten, sofern keine Steuerbefreiung greift.
• Betriebskostenförderung: Regelmäßige Zuschüsse zur Deckung laufender Aufwendungen sind oftmals ebenfalls steuerpflichtig, können aber unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein.

Wichtige Besonderheiten

• Unterschiede zwischen ambulanter und stationärer Pflege: Die steuerlichen Regelungen unterscheiden sich je nach Leistungsart.
• Ehrenamtliche Mitarbeit: Für Aufwandsentschädigungen gelten besondere Steuerfreibeträge (z. B. Übungsleiterpauschale).
• Umsatzsteuer im internationalen Kontext: Werden Leistungen an ausländische Kunden erbracht, können weitere steuerliche Regelungen relevant werden.

Jahresabschluss gemäß §§ 4 und 5 PBV und betriebswirtschaftliche Auswertungen

Am Jahresende sind Bilanz bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (je nach Rechtsform und Größe des Pflegedienstes) zu erstellen. Betriebswirtschaftliche Auswertungen helfen dabei, die finanzielle Entwicklung zu analysieren und auf Basis verlässlicher Zahlen strategisch zu steuern.

Bedeutung von Kennzahlen

Kennzahlen wie Liquidität, Eigenkapitalquote, Personalkostenanteil, Auslastung der Pflegekräfte und Forderungsbestand sind wichtige Steuerungsgrößen. Sie zeigen Risiken und Chancen frühzeitig auf.

Prüfungen und Dokumentationspflichten

Pflegedienste unterliegen regelmäßigen Prüfungen durch Pflegekassen, Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) und Finanzbehörden. Eine lückenlose und ordentliche Buchhaltung ist deshalb unerlässlich, um Beanstandungen und Rückforderungen zu vermeiden.

Fazit

Die steuerliche Beratung ist für Pflegedienste weit mehr als eine formale Pflicht. Sie ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, wirtschaftliche Stabilität zu sichern und Chancen optimal zu nutzen. Nur wer die steuerlichen Rahmenbedingungen im Pflegebereich kennt und aktiv gestaltet, kann Risiken minimieren und das Wachstumspotenzial voll ausschöpfen. Eine professionelle steuerliche Begleitung unterstützt Pflegedienste dabei, sich in einem zunehmend komplexen und dynamischen Umfeld erfolgreich zu behaupten – zum Wohl der Organisation, der Mitarbeitenden und der betreuten Menschen.