Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG vom Steuerpflichtigen:
- einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und
- Anlass der Bewirtung sowie
- die Höhe der Aufwendungen.
Nicht ausreichend beim Nachweis der betrieblichen Veranlassung von Geschäftsbeziehungen sind hierbei allgemein gehaltene Angaben wie Arbeitsgespräch. Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Das Bundesfinanzmisterium (BMF) erläutert in seinem aktuellen Schreiben vom 30.06.2021 in Einzelnen:
- den Inhalt der Bewirtungsrechnung
- die Erstellung der Bewirtungsrechnung
- Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und –belege und
- Bewirtungen im Ausland
1. Die Mindestinhalte der Bewirtungsrechnung umfassen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (gilt nicht für Kleinstbetragsrechnungen bis aktuell 250,00 EUR)
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer (gilt nicht für Kleinstbetragsrechnungen)
- Leistungsbeschreibung: Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung müssen separat angegeben werden. Allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ reichen nicht aus, wohl aber zuordenbare Bezeichnungen wie „Tagesmenü 1“ oder „Lunch-Buffett“.
- Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung). Handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel reichen nicht aus.
- Rechnungsbetrag: Das Trinkgeld kann auf der Rechnung ausgewiesen werden. Ansonsten kann das Trinkgeld vom Empfänger auch direkt auf der Rechnung quittiert werden.
- Name des Bewirtenden: Dies gilt nicht für Kleinstbetragsrechnungen. Der Name kann handschriftlich vom leistenden Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) auf der Rechnung vermerkt werden.
2. Auch für die Erstellung von Bewirtungsrechnungen setzt das BMF-Schreiben einige Mindeststandards.
Hierbei geht es vor allem um den Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, welches den Anforderungen des § 146a Abs. 1 AO i.V.m. § 1 KassenSichV genügen muss. Der bewirtende Steuerpflichtige (Rechnungsempfänger) kann aber im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der vom elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg:
- mit einer Transaktionsnummer
- der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder
- der Seriennummer des Sicherheitsmoduls
versehen wurde.
3. Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege
Die Nachweiserfordernisse des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 und 3 EStG sind als erfüllt anzusehen, wenn:
- der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
- der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
- das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,
- der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
- das erstellte Dokument – in Fällen des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 3 EStG zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) – oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
- bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269, insbesondere Rzn. 36 ff., 45 ff., 58 ff., 107 ff., 125 ff., 130 ff., 136 ff. und 156 ff.) erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben (Rz. 151 ff. der GoBD) werden.
4. Bewirtung im Ausland
§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG unterscheidet nicht, ob die Bewirtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat. Die dort genannten Anforderungen gelten daher auch bei Auslandsbewirtungen. Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht
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Katharina Lieben-Obholzer, Rechtsanwältin bei KMW
